Administração do tempo – da desorganização à produtividade

Dia cheio, atividades aos montes, papéis e documentos pendentes, ligações penduradas… Enfim, essas e outras atividades fazem parte do dia a dia de muitas pessoas durante o trabalho. São tantos afazeres que se tem a impressão de pouco tempo para realizá-los e, até mesmo para separar o que é mais ou menos importante. Parece até que é preciso fazer as coisas sem dedicar muito tempo em pensar sobre elas. Porém, será que essa seria a melhor forma de resolver a questão da falta de tempo?

Pelo contrário, é preciso muita disciplina e calma para colocar as coisas no lugar e resolver cada atividade pendente dentro de seu tempo, garantindo efetividade e, principalmente, resultado.

Para que isso se torne real, é preciso que o profissional coloque em prática ações que produzam uma administração do tempo eficiente, com aproveitamento máximo de suas habilidades e do tempo que passa dentro da organização, sem que seja necessário dedicar tempo maior de trabalho sobre determinadas questões. Afinal, sempre é possível classificar as responsabilidades pelo seu grau de importância e conseguir colocar todas elas em ordem.

Como a má administração do tempo é um dos males da atualidade e permeia grande parte dos colaboradores de uma empresa, várias delas se propõem em auxiliar seus profissionais com treinamentos específicos que ajudam as equipes a desenvolver essa habilidade.

Administrar o tempo de forma eficaz é positivo para o funcionário e para a empresa, pois reduz o estresse do dia a dia e a sensação de pressão sobre cada atividade e, através disso, faz com que os colaboradores consigam produzir com muito mais qualidade. Por isso é tão importante investir nesse quesito.

Abaixo, veja algumas dicas que podem ajudar na administração do tempo dos profissionais de sua empresa:

Diminuir interrupções – Durante um dia de trabalho, várias são as interrupções, desde um colega precisando tirar uma dúvida, até o telefone que não para de tocar. Mesmo assim, é possível evitar que essas ações se tornem constantes. Por exemplo, dedicar um tempo do dia para não somente atender às chamadas como também para fazer ligações, evita que durante todo o resto do dia elas atrapalhem o andamento de um trabalho. E dedicar alguns minutos de descanso para si mesmo também é saudável e, nesse meio tempo, é possível trocar ideias com a equipe.

Dividir e priorizar tarefas (agendamento) – Sempre, ao final de um dia de trabalho, é possível que se programe para o dia posterior, colocando em ordem de prioridade as atividades a serem realizadas. Assim, mesmo que no próximo dia surjam novas coisas a serem feitas, o profissional não se perderá em informações, uma vez que elas já estarão agrupadas e programadas para o dia.

Importância e urgência  – Também é interessante que o profissional tenha o hábito de refletir sobre seu trabalho e verificar dentre suas atividades quais têm maior importância e quais têm urgência, ou seja, aquelas que são indispensáveis durante o dia de trabalho. Fazendo essa análise, é possível ordenar melhor as ações.

Delegação e/ou divisão de tarefas – Outra grande dica é mostrar ao profissional as opções que ele possui em mãos. Se for apenas subordinado, ele pode dividir suas atividades com outro colaborador, através da autorização de seu superior e em comum acordo com o colega. E, caso seja superior, poderá delegar atividades que estejam tomando demais seu tempo, descentralizando pequenas ações e decisões, e ainda demonstrando confiança em sua equipe.

Enfim, quem administra melhor seu tempo com certeza obtém maior qualidade de vida e eficácia em seu trabalho, garantindo produtividade e qualidade para a organização. E a empresa que vê na administração do tempo de seus colaboradores um elemento a mais para seu crescimento, com certeza tem resultados muito mais prósperos.

Os outros – É tudo culpa deles

Quem nunca se pegou nessa situação? Pela manhã você chega ao escritório, sabendo exatamente o que tem para fazer, pois já programou todo o seu tempo a fim de realizar tudo que é necessário. Quando senta-se e estrala os dedos para por a “mão na massa” o telefone toca. A partir desse momento o ritmo começa a cair. É uma solicitação de um documento que você não encontra, é reclamação de clientes, colegas querendo comentar a cena da novela de ontem e, de repente, já é hora do almoço e sua manhã se foi sem que tivesse resolvido metade do que havia planejado.

Conclusão: mesmo que planeje seu tempo de forma minuciosa, você pode acreditar, outras pessoas irão interferir em seus planos, afinal, ninguém trabalha ou vive sozinho. Por isso, é fundamental administrar o impacto das pessoas sobre o seu tempo e seus objetivos.

Algumas vezes as pessoas podem atrapalhar com sua presença, seja um streaker que passe correndo nu em frente ao seu escritório, ou alguém que insista em manter a campainha do celular no último volume, mesmo estando ao lado do telefone. Enfim você está sujeito a várias influências: suspiros, sons e até mesmo odores que o distraem.

Mas nada toma tanto o nosso tempo do que um dos aspectos prediletos do mundo empresarial: as reuniôes. Essas são quase criaturas vivas, quando estabelecida é difícil se livrar.

O último desafio que “os outros” podem lançar no seu caminho são tarefas inadequadas. Todos já fomos solicitados para realizar uma atividade que levaria “apenas alguns minutos” e que acabou tomando o dia todo. Sem contar nas atividades urgentes, aquelas em que você largou tudo o que tinha para fazer e no fim viu o resultado “mofando” durante dias em cima de uma mesa sem que ninguém lhe desse atenção.

Mesmo pessoas que trabalham por conta própria têm esse problema, “os outros” sempre estarão ali, sejam fiscais, amigos, cônjuges ou clientes que podem exigir parcelas injustas do seu tempo.

Vale a pena pensar um pouco sobre o porquê de as pessoas insistirem em atrapalhar sua rotina. É muito provável que elas não acordem e pensem: – Hoje vou atrapalhar o fulano. Essas pessoas muitas vezes não têm a intenção de incomodar, é bem provável que não saibam que você está ocupado. Mas também como saberiam?

A menos que conheçam as suas prioridades, as pessoas não irão interrompê-lo. Elas, assim como você, seguem as próprias prioridades. Então por que não informá-las sobre sua agenda e tentar negociar um “encaixe” adequado para ambas as partes?

Lembre-se: você não é apenas ator, mas também diretor de sua própria vida. Faça as suas escolhas, defina seus objetivos e prioridades, ou alguém as fará por você e quase sempre de um modo que não lhe agradará.

Finalmente, defina com cuidado seus objetivos. Lembre-se que alguém que trilha o caminho errado chegará rapidamente onde não quer estar.

Este artigo foi baseado no livro de Brian Clegg – Administração do Tempo.

Administração do tempo – Lista do que fazer

Todos conhecem a utilização de listas do que fazer, tanto as pessoas bem-sucedidas e eficazes como as não bem-sucedidas. A diferença é que as primeiras utilizam-nas. Uma lista diária do que fazer garante que o importante não ficará de fora. Uma lista indicativa de prioridades contribui para assegurar que as coisas mais urgentes e importantes serão feitas. Ao final do dia, use a lista para analisar o quanto sua administração do tempo foi eficaz. Aqui está uma lista do que fazer para começar a sua lista do que fazer!

  • Faça a lista diariamente no mesmo horário.
  • Deixe-a à vista.
  • Utilize-a como um guia geral de ações.
  • Use-a como um guia para decidir o que fazer em seguida.
  • Use uma única folha de papel.
  • Cruze os itens realizados.
  • Acrescente itens, à medida que surgirem.
  • Reescreva-a ao final do dia ou quando estiver difícil de ler.
  • Antes de agir, delegue.
  • Indique cada item como prioridade máxima, média ou baixa.
  • Inclua atividades que apóiam objetivos de longo prazo.
  • Decida o que você não tem tempo suficiente para fazer.
  • Concentre-se em cumprir itens de prioridade máxima.
  • Considere uma sublista funcional: por exemplo, as ligações a serem feitas.
  • Retire itens que você não precisa executar.
  • Deixe algum tempo reservado para emergências.