Medo de errar no feedback? Confira 7 passos para comunicá-lo de forma assertiva

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Ao assumir uma posição de liderança ou a gestão de um projeto na empresa é preciso ter em mente que o feedback será mais do que uma atividade pontual: ele precisa ser uma cultura instaurada de forma sólida.

Essa palavra tem fama de causar mal-estar e ativa os principais gatilhos de tensão para quem vai aplicá-lo. Até mesmo no dia a dia, fora do ambiente corporativo, é comum encontrarmos dificuldade em dialogar diretamente com as pessoas sobre as nossas leituras em relação às suas ações de maneira honesta e construtiva.

O que pouca gente sabe é que existem meios de tornar o momento do feedback menos estressante. Afinal, como o objetivo dessa conversa é repassar pontos a serem melhorados ou para incentivar comportamentos que têm gerado resultado, devemos encará-lo como uma oportunidade de aprimoramento individual e coletivo.

Se bem aplicado, esse diálogo resulta em um colaborador que enxerga um líder que trabalha na perspectiva do incentivo ao crescimento e não apenas na cobrança de resultados. Ficou claro o poder transformador de um bom feedback na sua empresa? Leia os passos a seguir e comece, hoje mesmo, a planejar feedbacks assertivos.

7 passos para um feedback assertivo

Passo 1 – Preparação

Um bom planejamento faz parte de um feedback assertivo. Isso porque, quando buscamos despertar melhor alinhamento aos processos que geram resultados, precisamos ser objetivos para que não haja distrações ou interpretações equivocadas.

O ponto de partida está nas respostas das seguintes perguntas:
Quais comportamentos/atitudes precisam ser realinhados? Seja objetivo, feedback bem aplicado é feedback sem rodeios. Tenha esses pontos como o verdadeiro norte.
A empresa possui meios de ajudá-lo a melhorar? Cursos, workshops e dicas de leituras podem otimizar os resultados desejados com o feedback. Seja criativo!
Existe algum ponto na sua experiência pessoal que pode ajudá-lo? Compartilhe desafios parecidos em algum estágio do seu desenvolvimento profissional. Isso pode aproximá-lo do seu interlocutor.

A partir dessas respostas, roteirize o feedback. Tenha uma apresentação ou documento que apresente o roteiro da conversa. Adiante, no passo 4, vamos falar especificamente da importância desse roteiro.

Passo 2 – Linguagem: um exercício de empatia

Demonstrar que você entende o lugar do seu colaborador é o primeiro passo para quebrar a resistência que muitos têm em relação às críticas, mesmo as construtivas.

A dica em relação à linguagem é saber ouvir. A escuta ativa é importante para produzir a abertura para a realidade do outro.

Já no que diz respeito à sua fala, exercite frases em primeira pessoa, como: “Eu fiquei preocupado com o atraso na entrega” ou “Eu preciso entender o que aconteceu com os dados”. Frases assim diminuem o sentimento de culpa no seu interlocutor, fazendo-o perceber que você se envolve, a um nível pessoal, com os resultados propostos. Evite falar “Você me incomodou com o atraso” ou “Você precisa me explicar o que aconteceu com os dados”.

Passo 3 – Sem climão. Hora do Rapport!

Você sabe o que é Rapport? Se ainda não conhece este conceito, ele precisa ser incorporado no seu processo de feedback.

O Rapport é uma técnica da Programação Neurolinguística muito utilizada nas vendas. A ideia é gerar confiança em um diálogo por meio de algumas técnicas.

Experimente reproduzir qualquer parte do comportamento do seu interlocutor ajustando o seu comportamento verbal e não verbal. Use as mesmas palavras, faça os mesmos movimentos faciais ou de mãos durante a conversa. Tom de voz, volume e ritmo da fala também podem ser incorporados à sua fala.

Essa técnica exige prática para atingir um nível inconsciente. A ideia é parecer e soar natural. Ao se enxergar em você, seu interlocutor fica mais disposto a receber suas mensagens com maior abertura. Amplia-se a reciprocidade na comunicação!

Passo 4 – Apresente o roteiro da conversa

Lembra do roteiro realizado a partir das 3 perguntas propostas no Passo 1? Pois o feedback deve começar justamente por ele. Ao apresentar, logo de início, todos os pontos que serão tratados na conversa, você diminui o nervosismo do seu colaborador.

Especialistas em oratória dizem que apresentar quantos minutos uma fala pública irá durar é uma maneira eficiente de prender a atenção inconsciente do seu interlocutor. No caso do feedback, toda estratégia para conquistar a atenção do colaborador é bem-vinda. Então apresente o roteiro e o tempo-limite para o feedback. Isso aumenta as chances de um colaborador mais tranquilo e mais atento!

Passo 5 – Comece pelos pontos fortes

Não vamos ficar muito tempo neste passo. Mas lembre-se de ressaltar os traços de personalidade que fizeram o seu colaborador ser contratado pela empresa, destacando suas potencialidades para a equipe ou para projetos específicos.

Passo 6 – Pontos de aprimoramento

Foque no comportamento, não na pessoa. O seu colaborador não pode sentir que aquele feedback tem um ponto de partida pessoal, mas sim profissional e objetivo.

Por isso, use os valores da empresa como parâmetro para mostrar que o comportamento que precisa ser aprimorado não está alinhado aos objetivos da empresa ou do projeto em questão. A partir disso, apresente os pontos que precisam ser melhorados.

Lembre-se: você não identificou que ele é lento. Você identificou que a entrega do relatório X ou dos dados Y passaram do prazo estipulado. Seja específico!

Passo 7 – Plano de Ação e acompanhamento

Por último, apresente soluções. Está lembrado dos cursos, workshops, conteúdos online ou leituras que fizeram parte do planejamento? Essa é a hora de usá-los a favor do seu colaborador.

Apresente sua proposta de plano de ação, mas também peça sugestões. Faça seu interlocutor se sentir parte da solução para esses comportamentos que precisam ser realinhados.

Dentro do plano de ação, inclua o acompanhamento das propostas. Mostre que o feedback dado é parte de um movimento necessário ao desenvolvimento pessoal do seu colaborador e da sua empresa.

Esse acompanhamento demonstra que você se importa com essa evolução. Acompanhamento e reforços positivos devem ser aplicados sistematicamente a partir do feedback.

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7 Dicas para o uso eficaz do feedback

1. Não generalize – Sempre que for corrigir ou elogiar, faça diretamente para a pessoa em questão. E não esqueça de elogiar em público e corrigir em particular.

2. Não perca o foco – Aja com justiça e evite comentários pessoais e passionais, ao agir dessa forma você conquista a confiança e segurança por meio de suas atitudes imparciais.

3. Seja direto – Vá direto ao ponto e evite “rodeios”, passe o seu recado de forma clara e explique os “por quês”.

4. Não acredite no subliminar – Acreditar que a outra pessoa vai compreender que as rugas da sua testa indicam preocupação ou que a sua camisa preta indica que não está num bom dia é acreditar que o outro seja vidente. Utilize-se das palavras para garantir que sua mensagem foi entendida.

5. Não durma no ponto – Um feedback só será bem entendido quando ocorrer no momento exato do acontecido, se deixar passar esse período em que as informações estão “frescas” o feedback perde o sentido, afinal o momento passou e o efeito não será mais o mesmo.

6. Esteja preparado – Lembra daquela frase: “para toda ação existe uma reação”, por isso tenha certeza do que está falando e prepare-se para receber o feedback do seu feedback.

7. Não misture as estações – Náo junte todas as críticas e elogios para repassá-los de uma única vez, informação em excesso pode confundir a outra pessoa e talvez nada do que foi dito seja de fato compreendido.

“Para evitar críticas, não faça nada, não diga nada, não seja nada”.
Elbert Hubbard

Feedback – Esse é o caminho!

Uma das ferramentas mais poderosas na gestão de pessoas é o Feedback e, por isso, a importância de saber usá-la.

O feedback é a parte do processo que visa orientar pessoas a ter um desempenho ou um comportamento adequado a uma determinada situação, ou seja, é um indicador do caminho a seguir.

Mas quando não administrado de forma correta um feedback poderá causar insatisfação, novos erros e até a desmotivação de toda uma equipe, por esses motivos desenvolver habilidades ao receber e conceder feedbacks é como adotar uma nova postura, um novo estilo de vida.

Quando você for oferecer um feedback é importante que tenha em mente a responsabilidade da ferramenta que se tem em mãos, porque se o feedback pode indicar e corrigir erros de percurso, também pode, quando mal conduzido, causar problemas ainda maiores.

Existem dois tipos de feedback, os positivos e os negativos, e ambos devem ser utilizados de maneira correta e mesclados. O feedback positivo muitas vezes é esquecido por alguns líderes, o que é um erro, porque dizer à sua equipe que estão no caminho certo e que as atitudes estão ajudando a alcançar os resultados esperados é fundamental para que “não se desviem da rota”.

Por outro lado, o feedback negativo deve ser encarado como uma ação corretiva, um modo de melhorar o desempenho e não de apontar erros, dessa maneira a pessoa que o transmite conquistará a confiança e credibilidade de sua equipe e de seus colegas.

Naturalmente quando recebemos um feedback é mais fácil assimilar quando esse for positivo, afinal, quem não gosta de ser reconhecido e ter a certeza de que está seguindo na direção certa? Entretanto quando o feedback é negativo, nem sempre há uma boa receptividade. Em vista disso, tenha em mente que não é necessário concordar plenamente com um feedback, mas reserve um período para refletir e avaliar as questões apontadas.

Caso não concorde com o feedback recebido, é importante que deixe claro o seu ponto de vista e, principalmente, os motivos que o levaram a esta conclusão. Dessa forma, o ciclo do feedback estará concluído, do contrário corre-se o risco das relações se desgastarem por falta de uma comunicação eficaz.

Enfim, a todo o momento estamos oferecendo e recebendo feedbacks, por isso a importância de desenvolver esta habilidade para tirar proveito de situações críticas e desfrutar das situações de sucesso.

Reflita sobre suas experiências de oferecer e receber feedbacks. As lembranças são positivas ou negativas? A sua resposta pode ser o ponto de partida para aprender e aprimorar sua relação com esta ferramenta chamada feedback. Pense nisso!