Melhore sua comunicação com o E-book “Comunicação na Prática”

A comunicação é uma das competências mais importantes em ambientes dinâmicos, exigentes e competitivos. Torna-se necessário, cada vez mais, ter e demonstrar habilidades que facilitem a gestão de equipes e de conflitos, os relacionamentos interpessoais e a aplicação de conhecimentos e experiências na solução de problemas.

Assim, seja na perspectiva de indivíduos, equipes ou organizações, desenvolver a habilidade de se comunicar com eficiência e objetividade é fundamental, seja para transmitir com clareza suas aptidões, gerenciar e vender melhor o seu negócio ou expor suas ideias, projetos e realizações.

Para isso, criamos o E-book Comunicação na Prática; uma série de conteúdos com sugestões de ações práticas, ferramentas, filmes e livros sobre como melhorar sua habilidade de se comunicar.

Nesse E-book você vai encontrar:

  • Dicas de livros, filmes e dinâmicas interpessoais;
  • Dicas para exercitar o foco, no outro e em si mesmo;
  • A importância da inteligência emocional e autoconhecimento;
  • A importância da empatia nas organizações e muito mais.

Baixe o E-book gratuitamente clicando no banner abaixo:

Comunicação: fator de lucro ou prejuízo para a empresa

Em qualquer organização é imprescindível o uso da comunicação, tanto a externa, junto a seus clientes e fornecedores, quanto a interna, que promove a integração de sua(s) equipe(s). Tal comunicação ocorre de diversas maneiras, por meio de vários canais, procedentes de ações como uma simples ligação ou uma visita pessoal, ou veículos próprios como publicidades em jornais, outdoors, TVs etc.

A comunicação move as empresas é o combustível necessário para que funcionem. No setor de produção, por exemplo, nada acontece se o supervisor não se comunicar de forma eficaz com sua equipe de colaboradores, a qual também precisa trocar experiências durante o trabalho, com o intuito de se aperfeiçoar, assim como gerar uma troca necessária para a convivência em grupo. Caso contrário, isso seria impossível.

Por tudo isso, é importante verificar que algumas empresas não dão a devida atenção a esse quesito tão importante que é a comunicação. Mas, se estudada com certa profundidade, a maioria dos problemas enfrentados nas organizações, sejam técnicos ou comportamentais, é gerada por problemas de comunicação.

Muitas vezes, uma falha na comunicação gera algumas dificuldades ou uma decisão incorreta, provocando prejuízos. No final das contas, pode acabar em atritos pessoais entre superiores e equipe, entre os membros da equipe ou mesmo entre superiores, tornando-se ainda mais grave. Esses atritos, mesmo que corriqueiros, podem desgastar o relacionamento entre os colaboradores e, até mesmo, gerar desmotivação entre eles, o que significa, definitivamente, prejuízo para a empresa.

Muitos problemas em equipe, como queda nos resultados, desmotivação, falta de entrosamento e desentendimentos, podem ser provocados por uma comunicação incorreta, mal-estabelecida, ou mesmo pela falta de comunicação. Por isso, é preciso, além de ter funcionários com alto potencial para oferecer resultados para a organização, provê-los da capacidade de se relacionarem com base na consciência de que fazem parte de um grupo e que, por meio de sua integração é possível que todos obtenham resultados individuais e para a empresa.

Portanto, prestar atenção nas causas dos problemas diários de uma empresa pode ser uma ótima atitude na busca pelo objetivo de chegar aos resultados que todos esperam, desviando-se de pequenos obstáculos como os referentes à comunicação eficaz. Muitas vezes, esses problemas podem ser resolvidos com ações simples de desenvolvimento da equipe, sem que para isso sua empresa precise registrar significativos prejuízos.

Desse modo, dê atenção à comunicação entre sua(s) equipe(s) e, por meio de uma liderança positiva, faça com que essa comunicação auxilie a todos e não se configure em um problema para a organização!

Habilidade de escutar: pode ser melhor?

O que é que acontece que você pode dizer exatamente a mesma coisa para três funcionários diferentes da sua empresa e obter três reações diferentes? Um olha com espanto. O segundo responde com desculpas (Não podemos fazer isso porque …..). E o terceiro compreende o que você está dizendo e faz um comentário que nem mesmo você tinha considerado.

Por que algumas pessoas têm a habilidade de escutar atentamente?

E por que outros parecem nem entender? Tem relação com a química entre duas pessoas? Preguiça? Falta de consideração? Teimosia? Auto-referência? Dificuldade em manter o foco? Impossibilidade de ver as coisas da mesma forma?

Antes de discutir as razões pelas quais algumas pessoas parecem ter uma deficiência na habilidade de escutar, vamos pensar sobre os bons ouvintes. Pense em como os bons médicos escutam antes de fazer um diagnóstico. Depois de perguntar, “O que está errado?”, esses médicos escutam atentamente as palavras dos pacientes e ficam ligados em quaisquer reações inusitadas. Ao mesmo tempo em que procuram perceber com perspicácia as doenças que podem estar presentes, os médicos escutam, de maneira a não chegar a nenhuma conclusão precipitada. Então, depois de examinar toda a informação disponível, o médico pode fazer um diagnóstico preciso.

Isso é o que os bons ouvintes naturalmente fazem. Entretanto, a realidade é que, para muitas pessoas, escutar é uma habilidade que exige um aprimoramento constante. Por que isso é assim? Concluímos que aqueles que não são ouvintes perfeitos basicamente dividem-se em três categorias. São elas:

Auto-referentes: esses indivíduos colocam suas próprias prioridades acima das dos outros. Podem ser opiniáticos, teimosos ou talvez excessivamente preocupados em que você concorde com eles. Como resultado, colocam-se como os “sabe tudo” e como quem não dispõe de tempo ou desejo de escutar quem quer que seja.

Desfocados: os sinais tópicos das pessoas desfocadas são: escrivaninha bagunçada, esquecimento constante e inabilidade de terminar o que começam. Pessoas desfocadas necessitam de direcionamento e estrutura, de maneira a atingir suas metas. Sua falta de habilidade para manterem-se focadas impede-as de compreender inteiramente e de tomar as iniciativas em função do que ouvem.

Governado por regras: Apesar de serem capazes de escutar, essas pessoas têm uma tendência a serem extremamente cautelosas. Mantêm-se absorvidas em pequenos detalhes de maneira que não conseguem “enxergar” a situação de um ponto de vista mais amplo. Como se estivessem “vendadas”, somente ouvem parte do que está sendo dito.

Uma vez que você compreende o que está bloqueando a habilidade de uma pessoa para escutar, existem estratégias que podem ajudá-lo a aprimorar sua escuta. Por exemplo, ao lidar com pessoas auto-referentes, tente utilizar essa abordagem: faça com que repitam o que ouvem. A intenção não é fazer mímica, mas compreender e clarear o que foi dito. Periodicamente, pode ser necessário relembrá-los a não desqualificar uma ideia antes de considerá-la inteiramente. Pessoas auto-referentes precisam aprender que não precisam concordar com outros, de maneira a escutá-los. Essa conscientização pode ajudá-los a trabalhar em direção a adotarem uma atitude mais aberta.

Como é que você pode ajudar pessoas desfocadas a escutar melhor? Uma técnica é dar-lhes apenas o mínimo de informação que necessitam para, de fato, executar uma tarefa. Se prioridades mudam, simplesmente ofereça-lhes novas instruções. Enquanto que nosso estilo pode ser de compartilhar com outros uma visão mais ampla, isso pode sobrecarregar pessoas desfocadas. Elas lidam melhor em instruções do tipo: uma coisa de cada vez. Outra técnica a ser utilizada com pessoas desfocadas é fazer um esforço para evitar distrações externas enquanto fala com elas. Também, tente periodicamente fazer mais perguntas para verificar se sua mensagem foi compreendida. Dessa forma, pessoas desfocadas vão perceber que você espera delas atenção total e sua investigação pode encorajá-las a fazer perguntas sobre coisas que não compreendem.

Pessoas governadas por regras podem ser as mais complicadas de lidar. Enquanto ouvem, não fazem nenhuma associação com qualquer coisa que esteja fora de sua “zona de conforto”. Quando confrontadas com projetos ou com um pedido que não necessariamente se encaixa com aquilo que estão acostumadas, começam os problemas.

Sua resposta imediata é tentar chamar a sua atenção para todas as razíes pelas quais algo não pode ser feito, em vez de investir tempo para olhar para aquilo que você realmente precisa. É importante identificar isso quando você está tentando transmitir sua mensagem sobre uma abordagem ou um projeto com o qual não concordam.

Tenha em mente que essas pessoas estão provavelmente mais preocupadas com o impacto potencial do que você está dizendo em vez de efetivamente escutarem você. Provavelmente, estão pensando algo como: “será que eles não percebem o que está envolvido em tudo isso?” ou “isso vai exigir muito mais trabalho de minha parte”. Clarear desde o início suas expectativas pode ajudar a diminuir as preocupações dessas pessoas governadas por regras. Mas, basicamente, elas se sentirão mais confortáveis se você explicar o novo projeto dentro desses procedimentos com os quais elas se sentem familiarizadas. Se você está lhes falando sobre algo que vai exigir um rearranjo em suas prioridades, seja muito clara com relação as suas novas expectativas.
Pessoas governadas por regras podem desgastar-se e preocupar-se desnecessariamente quando as coisas estão mudando. Seu tempo será bem aproveitado ao fazê-las compreender e sentirem-se confortáveis com a “nova ordem”.

Finalmente, entender por que uma pessoa não é uma boa ouvinte, pode ajudá-lo a relacionar-se melhor com ela. Mas é apenas parte da solução. É irreal esperar que maus ouvintes possam ser transformados da noite para o dia. Escutar continua sendo uma “via de duas mãos”, que exige o esforço conjugado bem como a compreensão de ambos os lados.

Como vimos, aprimorar a habilidade de escutar de alguém não é tão simples como falar mais alto. Compreender o problema e relacionar-se com as pessoas de acordo com suas características individuais pode não só “preparar o terreno” para uma comunicação melhor e melhores relações interpessoais, mas basicamente garantir que seus objetivos são atingidos.

A Caliper concentra-se em ajudá-lo a avaliar o potencial dos indivíduos e a promover o sucesso da sua empresa. Nós podemos oferecer a recomendação profissional de que você precisa para tomar as decisões mais conscientes e objetivas – quer você esteja contratando para um cargo importante, promovendo um funcionário chave, aperfeiçoando o desempenho de um departamento ou criando um processo mais eficiente de administração.