A administração do tempo e o Coaching

Por Karen Ogassawara

[themecolor]”{…} Assim como tem resultados ao fazer aquilo em que prima, a pessoa também tem resultados por trabalhar do modo em que melhor se desempenha. Certos traços de personalidade comuns em geral determinam o modo como a pessoa se desempenha.”[/themecolor]

Peter F. Drucker –  Gerenciando a si mesmo

Falar em administração do tempo remete-nos imediatamente  a um eficaz planejamento de atividades e  a definição de prioridades, visando a otimização do aproveitamento dos prazos que, nós profissionais, necessitamos cumprir. Para tanto, especialistas no assunto nos oferecem ferramentas e métodos extraordinários que nos auxiliam nesta árdua tarefa, basta inserir o termo em um buscador na internet e encontramos centenas de referências.
Contudo, a administração do tempo depende, antes de qualquer planejamento, da administração de si mesmo, pois é necessário descobrir qual o método mais adequado a você e como se dará sua aplicação.

Algumas pessoas são naturalmente organizadas e focadas, e trabalhar com planejamento das atividades é motivador para elas, por outro lado, podem ter dificuldades em lidar com o imprevisto, e quando este surge acaba desestabilizando o cronograma. Há outras que preferem realizar suas tarefas conforme a demanda, e gostam de envolver-se com diferentes assuntos ao mesmo tempo, para estas a organizaçãoo e o foco tendem a ser grandes desafios, mas tenderão a ficar muito motivadas com situações inesperadas.  Em ambos os exemplos, há características positivas e necessidades de aprimoramento em termos de Administração do Tempo que, para o sucesso neste quesito ser atingido, devem ser equilibradas.

A administração do tempo bem sucedida está intimamente ligada ao processo de desenvolvimento global do profissional, e  aqui que recorremos ao Coaching como uma ferramenta eficaz na administração de si mesmo, que implicará em um crescimento profissional e pessoal, delineando estratégias para tirar maior proveito do que você tem de melhor e aprendendo a lidar com as características que não trazem os resultados esperados. Para que o processo seja bem sucedido é fundamental que seja viabilizado ao coachee o autoconhecimento, sem isso não se pode pensar em estratégias para administrar a si mesmo, já que não se pode administrar aquilo que não se conhece.

O Coaching então, além de outros benefícios para o desenvolvimento, proporcionará a administração do tempo com metodologias adaptadas ao perfil de cada profissional. Neste sentido, a proposta de Coaching Executivo da Caliper possui um grande diferencial, pois utiliza o Perfil Caliper como ferramenta de diagnóstico para subsidiar o planejamento estratégico do processo, alinhando as características de personalidade e motivadores do coachee às suas metas corporativas, auxiliando a criar e a implementar opções eficazes.

* Karen é responsável pela área de Inovação, Pesquisa e Desenvolvimento da Caliper Brasil.

Administração do tempo – da desorganização à produtividade

Dia cheio, atividades aos montes, papéis e documentos pendentes, ligações penduradas… Enfim, essas e outras atividades fazem parte do dia a dia de muitas pessoas durante o trabalho. São tantos afazeres que se tem a impressão de pouco tempo para realizá-los e, até mesmo para separar o que é mais ou menos importante. Parece até que é preciso fazer as coisas sem dedicar muito tempo em pensar sobre elas. Porém, será que essa seria a melhor forma de resolver a questão da falta de tempo?

Pelo contrário, é preciso muita disciplina e calma para colocar as coisas no lugar e resolver cada atividade pendente dentro de seu tempo, garantindo efetividade e, principalmente, resultado.

Para que isso se torne real, é preciso que o profissional coloque em prática ações que produzam uma administração do tempo eficiente, com aproveitamento máximo de suas habilidades e do tempo que passa dentro da organização, sem que seja necessário dedicar tempo maior de trabalho sobre determinadas questões. Afinal, sempre é possível classificar as responsabilidades pelo seu grau de importância e conseguir colocar todas elas em ordem.

Como a má administração do tempo é um dos males da atualidade e permeia grande parte dos colaboradores de uma empresa, várias delas se propõem em auxiliar seus profissionais com treinamentos específicos que ajudam as equipes a desenvolver essa habilidade.

Administrar o tempo de forma eficaz é positivo para o funcionário e para a empresa, pois reduz o estresse do dia a dia e a sensação de pressão sobre cada atividade e, através disso, faz com que os colaboradores consigam produzir com muito mais qualidade. Por isso é tão importante investir nesse quesito.

Abaixo, veja algumas dicas que podem ajudar na administração do tempo dos profissionais de sua empresa:

Diminuir interrupções – Durante um dia de trabalho, várias são as interrupções, desde um colega precisando tirar uma dúvida, até o telefone que não para de tocar. Mesmo assim, é possível evitar que essas ações se tornem constantes. Por exemplo, dedicar um tempo do dia para não somente atender às chamadas como também para fazer ligações, evita que durante todo o resto do dia elas atrapalhem o andamento de um trabalho. E dedicar alguns minutos de descanso para si mesmo também é saudável e, nesse meio tempo, é possível trocar ideias com a equipe.

Dividir e priorizar tarefas (agendamento) – Sempre, ao final de um dia de trabalho, é possível que se programe para o dia posterior, colocando em ordem de prioridade as atividades a serem realizadas. Assim, mesmo que no próximo dia surjam novas coisas a serem feitas, o profissional não se perderá em informações, uma vez que elas já estarão agrupadas e programadas para o dia.

Importância e urgência  – Também é interessante que o profissional tenha o hábito de refletir sobre seu trabalho e verificar dentre suas atividades quais têm maior importância e quais têm urgência, ou seja, aquelas que são indispensáveis durante o dia de trabalho. Fazendo essa análise, é possível ordenar melhor as ações.

Delegação e/ou divisão de tarefas – Outra grande dica é mostrar ao profissional as opções que ele possui em mãos. Se for apenas subordinado, ele pode dividir suas atividades com outro colaborador, através da autorização de seu superior e em comum acordo com o colega. E, caso seja superior, poderá delegar atividades que estejam tomando demais seu tempo, descentralizando pequenas ações e decisões, e ainda demonstrando confiança em sua equipe.

Enfim, quem administra melhor seu tempo com certeza obtém maior qualidade de vida e eficácia em seu trabalho, garantindo produtividade e qualidade para a organização. E a empresa que vê na administração do tempo de seus colaboradores um elemento a mais para seu crescimento, com certeza tem resultados muito mais prósperos.

Administração do tempo – Lista do que fazer

Todos conhecem a utilização de listas do que fazer, tanto as pessoas bem-sucedidas e eficazes como as não bem-sucedidas. A diferença é que as primeiras utilizam-nas. Uma lista diária do que fazer garante que o importante não ficará de fora. Uma lista indicativa de prioridades contribui para assegurar que as coisas mais urgentes e importantes serão feitas. Ao final do dia, use a lista para analisar o quanto sua administração do tempo foi eficaz. Aqui está uma lista do que fazer para começar a sua lista do que fazer!

  • Faça a lista diariamente no mesmo horário.
  • Deixe-a à vista.
  • Utilize-a como um guia geral de ações.
  • Use-a como um guia para decidir o que fazer em seguida.
  • Use uma única folha de papel.
  • Cruze os itens realizados.
  • Acrescente itens, à medida que surgirem.
  • Reescreva-a ao final do dia ou quando estiver difícil de ler.
  • Antes de agir, delegue.
  • Indique cada item como prioridade máxima, média ou baixa.
  • Inclua atividades que apóiam objetivos de longo prazo.
  • Decida o que você não tem tempo suficiente para fazer.
  • Concentre-se em cumprir itens de prioridade máxima.
  • Considere uma sublista funcional: por exemplo, as ligações a serem feitas.
  • Retire itens que você não precisa executar.
  • Deixe algum tempo reservado para emergências.