Administração do tempo - da desorganização à produtividade

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Publicado em: 28/10/2013 08:43:00

Dia cheio, atividades aos montes, papéis e documentos pendentes, ligações penduradas... Enfim, essas e outras atividades fazem parte do dia a dia de muitas pessoas durante o trabalho. São tantos afazeres que se tem a impressão de pouco tempo para realizá-los e, até mesmo para separar o que é mais ou menos importante. Parece até que é preciso fazer as coisas sem dedicar muito tempo em pensar sobre elas. Porém, será que essa seria a melhor forma de resolver a questão da falta de tempo?

Pelo contrário, é preciso muita disciplina e calma para colocar as coisas no lugar e resolver cada atividade pendente dentro de seu tempo, garantindo efetividade e, principalmente, resultado.

Para que isso se torne real, é preciso que o profissional coloque em prática ações que produzam uma administração do tempo eficiente, com aproveitamento máximo de suas habilidades e do tempo que passa dentro da organização, sem que seja necessário dedicar tempo maior de trabalho sobre determinadas questões. Afinal, sempre é possível classificar as responsabilidades pelo seu grau de importância e conseguir colocar todas elas em ordem.

Como a má administração do tempo é um dos males da atualidade e permeia grande parte dos colaboradores de uma empresa, várias delas se propõem em auxiliar seus profissionais com treinamentos específicos que ajudam as equipes a desenvolver essa habilidade.

Administrar o tempo de forma eficaz é positivo para o funcionário e para a empresa, pois reduz o estresse do dia a dia e a sensação de pressão sobre cada atividade e, através disso, faz com que os colaboradores consigam produzir com muito mais qualidade. Por isso é tão importante investir nesse quesito.

Abaixo, veja algumas dicas que podem ajudar na administração do tempo dos profissionais de sua empresa:

Diminuir interrupções - Durante um dia de trabalho, várias são as interrupções, desde um colega precisando tirar uma dúvida, até o telefone que não para de tocar. Mesmo assim, é possível evitar que essas ações se tornem constantes. Por exemplo, dedicar um tempo do dia para não somente atender às chamadas como também para fazer ligações, evita que durante todo o resto do dia elas atrapalhem o andamento de um trabalho. E dedicar alguns minutos de descanso para si mesmo também é saudável e, nesse meio tempo, é possível trocar ideias com a equipe.

Dividir e priorizar tarefas (agendamento) - Sempre, ao final de um dia de trabalho, é possível que se programe para o dia posterior, colocando em ordem de prioridade as atividades a serem realizadas. Assim, mesmo que no próximo dia surjam novas coisas a serem feitas, o profissional não se perderá em informações, uma vez que elas já estarão agrupadas e programadas para o dia.

Importância e urgência  - Também é interessante que o profissional tenha o hábito de refletir sobre seu trabalho e verificar dentre suas atividades quais têm maior importância e quais têm urgência, ou seja, aquelas que são indispensáveis durante o dia de trabalho. Fazendo essa análise, é possível ordenar melhor as ações.

Delegação e/ou divisão de tarefas - Outra grande dica é mostrar ao profissional as opções que ele possui em mãos. Se for apenas subordinado, ele pode dividir suas atividades com outro colaborador, através da autorização de seu superior e em comum acordo com o colega. E, caso seja superior, poderá delegar atividades que estejam tomando demais seu tempo, descentralizando pequenas ações e decisões, e ainda demonstrando confiança em sua equipe.

Enfim, quem administra melhor seu tempo com certeza obtém maior qualidade de vida e eficácia em seu trabalho, garantindo produtividade e qualidade para a organização. E a empresa que vê na administração do tempo de seus colaboradores um elemento a mais para seu crescimento, com certeza tem resultados muito mais prósperos.

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